采购指南
下表旨在指导校园员工使用大学资金购买物品的允许方法. 除非另有说明，所有购买均须缴付 报价范围. 单击每行开头的加号可以找到更多信息. 在可能的情况下, 给出了目标代码和商品代码，以帮助在newbb电子平台内创建请求BUY. 用基金会资金支付的费用受 政策03.016.
大学开支指引 是为了提高效率而创建的吗, 减少单位之间的不平等, 确保公众对大学资源使用的信任.
| Type | Pcard付款 | 付款请求 | 采购订单类型 | 目标代码 | 商品编码 | 基金类型 | 评论 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 演员/艺人 | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 非雇员服务的合同付款，定义见 简易服务合约表格[PDF]. 是否按一个历年的总付款额征税. |
| 广告(合同) | No | No | 服务协议 | 711110-711155 | 584 | 大学基金会 | |
| 广告(无合同) | Yes | Yes | No | 711110, 711120, 711135 | 584 | 大学基金会 | 除非不需要合同. |
| 机库费 | No | Yes | No | 732520 | 63 | 大学基金会 | 飞机租用空间或停机位的费用. |
| 飞机降落费 | Yes | Yes | No | 718140, 718240 | 63 | 大学基金会 | |
| 航空旅行(个人或9人以下的团体) | Yes | No | No | 718110, 718210 |
542 | 大学基金会 | 必须使用PCard或CTA卡. 购买商务机票时不能获得个人常旅客里程. 政策41.121 |
| 航空旅行包机(e.g. 游行110 /田径) | No | No | 服务协议 | 718115, 718215 |
542 | 大学基金会 | 受投标限额限制. 供应商提供的协议是必要的. 政策47.020 |
| 航空旅行团(10人以上) | No | No | 服务协议 | 718110, 718210 |
542 | 大学基金会 | 也可以使用CTA卡. 受投标限额限制. 如果预订外的OU承包旅游管理公司, 供应商提供的协议是必要的. |
| 飞机/喷气燃料 | No | No | 非目录订单，毛毯 | 712210 | 63 | 大学基金会 | 首选使用多业务卡. |
| 奖项(员工认可/服务) | Yes | Yes | 目录,非编目 | 707060, 719220 | 3644 | 大学基金会 | 项目可能应课税. 需要提交一份员工奖励申请表格. 政策40.011 |
| 奖项(官方成就奖) | Yes | Yes | No | 719240 | 3644 | 大学基金会 | 项目可能应课税. |
| 饮料-酒精(会议) | Yes | No | 非编目顺序 | 718520, 719110 | 528 | 大学基金会 | 是否只有在会议议程中明确列出并包含在注册费中才能支付. 只有与酒精有关的注册费中可识别的部分应按目标代码718520收费. 对于大学会议，也可以通过俄亥俄餐饮订购. 你必须在帐单中附上议程. |
| 饮料-酒精(食品制备) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 755100 | 528 | 大学基金会 | 用于餐饮/食品准备. |
| 饮料-酒精(大学活动) | Yes | No | 非编目顺序 | 718520 | 528 | 基金会 | 也可以通过俄亥俄餐饮订购. 无盐食品必须提供足够数量的客人. 政策24.001 |
| 饮料-酒精(大学客人) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718520 | 528 | 基金会 | 适量饮酒是可以接受的，而且必须随餐饮用. 政策41.123 |
| 饮料-不含酒精(公共区域) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 528 | 大学基金会 | 必须遵守规划单位的管理准则. 包括瓶装水和咖啡. |
| 饮料-不含酒精(办公室使用) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 528 | 基金会 | 员工在办公室内的日常消费. 必须遵守规划单位的管理准则. |
| 展位或展览空间(无合同) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 711120 | 584 | 大学基金会 | 在校外预订座位 |
| 宽频互联网服务 | No | No | 服务协议 | 713440 | 444 | 大学基金会 | 仅适用于校外大学租赁或自有建筑物. 必须有商业目的. 如为雇员提供房屋，可能须向雇员课税. |
| 商务会议 | Yes | No | 服务协议 | 718410 | 444 | 大学基金会 | 需要对所讨论的业务进行议程或清楚的描述以证明其真实性. 参加者和与大学的关系必须明确. 不喝酒. 没有家庭. 必须遵守规划单位的管理准则. |
| 尸体 | No | No | 非编目顺序 | 712410 | 564 | 大学基金会 | 购买尸体的付款 |
| 运送或处理尸体 | No | No | 服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 运送尸体往返大学的费用 |
| 手机/服务/WiFi/数据报销 | No | No | No | 不允许. 政策55.075 | |||
| 认证及授权费 | Yes | Yes | No | 719120 | 大学基金会 | 所要求的证书必须对履行工作职责和大学有直接的好处. 不受出价限制. 政策03.020 | |
| 慈善捐款 | No | No | No | 不允许 | |||
| 入籍考试 | No | No | No | 为大学工作的研究人员. 由于个人原因，不允许. | |||
| 云服务 | No | No | Yes | 请参阅下面的软件 | |||
| 通勤费用 | No | No | No | 不允许报销员工上下班的交通费. | |||
| 顾问费或专业意见费 | No | No | 服务协议 | 721010 | 444 | 大学基金会 | 受投标限额限制. |
| 版权费-无条款 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 不同 | 大学基金会 | 根据目的选择目标代码，如教学用品712310等. | |
| 版权费用-附带条款 | No | No | 服务协议 | 不同 | 大学基金会 | 根据目的选择目标代码，如教学用品712310等. | |
| 软木塞的费用 | Yes | No | No | 718510 | 基金会 | 餐厅开酒费 | |
| 装饰(大学正式功能) | Yes | No | 非编目顺序 | 711630 | 542 | 大学基金会 | 政策42.501 |
| 装饰/花卉(大学大楼) | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 535 | 基金会 | 装饰必须是在公共区域. 政策42.501 |
| 滞期费(气瓶) | Yes | No | 非目录订单，毛毯 | 712460 | 大学基金会 | 罐/钢瓶的收费. 这被认为是一种使用费，而不是租金. | |
| 折扣俱乐部会员 | No | No | No | 不允许. Examples: SAM's Club membership; United Airlines Red Carpet Club membership; Amazon Prime. | |||
| 慈善捐款/代替鲜花的捐款 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 719230 | 基金会 | 只允许以捐赠代替鲜花来纪念员工, 员工的父母, 员工的孩子, 员工的配偶, 雇员的家庭伴侣, 学生, 或者是那些有业务关系的人. 50美元的限制. 对newbb电子平台基金会的捐款应由基金会会计处理. 如果需要向newbb电子平台基金会帐户捐款，请联系基金会会计的成员 | |
| 干洗/洗衣 | No | No | 非编目顺序 | 711610; 711640 | 532 | 大学基金会 | 干洗或洗涤服装、亚麻布等的费用. 不包括干洗制服或其他个人物品的费用 |
| 学费减免 | No | Yes | No | 709710 | 大学基金会 | 在任何与newbb电子平台有互惠协议的学校就读. 可能须课税. 有关更多信息，请参见 教育福利. | |
| 在家娱乐 | Yes | No | No | 耗材只. 纸盘、塑料杯、一次性桌布等. 与会者人数和菜单必须附上，以证明购买的食物. 包括传单、邀请函等. 显示活动日期及目的. 必须遵守规划单位的管理准则. | |||
| 对外就业服务 | No | No | 服务协议 | 722510 | 444 | 大学基金会 | 付给外部独立企业提供劳动力的费用. |
| 外部就业服务的执法和校园保安收费 | No | No | 服务协议 | 726010 | 444 | 大学基金会 | 大学以外的执法/安全费用 |
| 胶片冲洗/物料供应 | Yes | No | 非编目顺序 | 712310 | 404 | 大学基金会 | |
| 急救包(不含药物) | Yes | No | 目录的顺序 | 712510 | 529 | 大学基金会 | 不能用于紧急情况的第一反应. 如有紧急情况，请拨打911. |
| 航班保险(国内) | No | No | No | ||||
| 飞行保险(国际) | Yes | No | 服务协议 | 733110 | 542 | 大学基金会 | 以防航班取消，仅限国外航班. 保险证明是必要证明的一部分. 政策41.121 |
| 花 | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 542 | 基金会 | 慈善的关系, 学生或雇员住院治疗, 或者参加捐款人的葬礼, 员工, 或雇员的直系亲属. 在俄亥俄州发现的直系亲属的定义 政策40.030 适用于所有员工的吊唁花. |
| 鲜花(学生葬礼) | Yes | No | 非编目顺序 | 719230 | 542 | 大学基金会 | 学生葬礼. |
| 食物及饮品(大学活动) | Yes | No | No | 不同 | 大学基金会 | 适用于为大学赞助的活动订购的食品和饮料(如披萨、三明治和非酒精饮料)，不涉及餐饮服务或合同. 必须遵守规划单位的管理准则. | |
| 食品及饮料(大学活动/餐饮) | No | No | 服务协议 | 不同 | 542 | 大学基金会 | 适用于在newbb电子平台校园或大学赞助的活动中提供的食品和饮料. 必须遵守规划单位的管理准则. 如果餐饮费用超过250美元，必须联系贝克大学中心的餐饮办公室吗. 政策47.015 |
| 汽油(大宗采购) | No | No | 毯子 | 714510 | 541 | 大学基金会 | |
| 汽油(私家车) | No | No | No | 不允许 | |||
| 汽油(租赁车辆/大学车辆) | Yes | 可以(只适用于非雇员) | No | 718120, 718220 |
大学基金会 | 以旅行身份租用车辆. 如果自付，报销申请将使用同意. 学生报销将在TER表格上处理. 非员工将通过付款申请报销. | |
| 礼品卡/证书(供应品) | No | No | No | 不允许购买礼品卡后再购买用品. | |||
| 礼品卡/证书(奖品) | Yes | No | 非编目顺序 | 719240 | 119, 3644 | 大学基金会 | 如以PCard购买，必须在不超过7天前购买，以便在保单规定的10天内证明. Name, 购买时需提供收款人的金额和签名作为证明，以及收据. 超过100美元的捐赠需要收到人提供W9. 收款人是否须课税. |
| 礼品卡/证书(研究科目) | Yes | No | 非编目顺序 | 719410 | 119, 3644 | 大学基金会 | 可以用预付研究经费购买吗. 如以PCard购买，必须在不超过7天前购买，以便在保单规定的10天内证明. Name, 购买时需提供收款人的金额和签名作为证明，以及收据. 超过100美元的捐赠需要收到人提供W9. 收款人是否须课税. |
| 礼物(离开) | No | No | No | 不允许 | |||
| 礼品(促销) | No | No | 目录的顺序 | 711120 | 119 | 大学基金会 | 每个日历年每人不得超过$100. 可能须课税. 请使用首选供应商Consolidus. 打印服务可能会提供一些项目. |
| 礼品(受赠人与本校有关系) | Yes | Yes | 目录，非目录订单 | 719230 | 119, 3644 | 基金会 | 与本校有业务或晋升关系的应届毕业生或校外人士. 每个日历年每人不得超过$100. 可能须课税. 政策03.016 |
| 礼品(退休) | Yes | Yes | 目录，非目录订单 | 719210 | 119, 3644 |
大学基金会 *根据现行的大学开支指引，只可使用基金会的资金. |
每个日历年每人不得超过$400. 必须作为有意义的演讲的一部分获得奖励吗.Cash, 现金等价物, 假期, meals, 住宿, 剧院或体育门票被认为是应税收入的雇员/退休人员. |
| 高尔夫郊游 | Yes | Yes | 非目录 | 718510 | 542 | 基金会 | 高尔夫郊游被视为社交性质，因此不允许使用大学资金. |
| 贺卡 | Yes | No | No | 719230 | 基金会 | 是否必须是与大学有业务关系的外部人员. | |
| 客人的外表 | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 非雇员服务的合同付款，定义见 简易服务合约表格[PDF]. 是否按一个历年的总付款额征税. |
| 节日聚会 | No | No | No | 不允许. | |||
| 酬金 | No | Yes | No | 719310 | 604 | 大学基金会 | 付给发言人少于或等于1 500美元的非合同付款. 是否按一个历年的总付款额征税. 报酬形式 必须完成. |
| 酒店集团(10间及以上) | No | No | 服务协议 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | |
| 单人酒店(9间或更少房间) | Yes | No | 非编目顺序 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | 使用PCard或CTA卡，并经员工或代表同意. |
| 酒店网费 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718150, 718250 | 542 | 大学基金会 | 仅限商务旅行. 度假期间不允许收费. |
| 按雇员划分的房屋租约 | No | No | No | 员工必须获得津贴或报销，以支付住房费用. | |||
| newbb电子平台的住房租赁 | No | No | 服务协议 | 732510 | newbb电子平台必须是承租人和业主 签名权限 适用于. | ||
| 免疫接种——由医疗专业人员实施 | Yes | Yes | No | 724010 | 必须有商业目的. 只支付所需的免疫接种费用. 员工可以通过同意报销符合条件的费用. | ||
| 独立承包人 | No | No | 简式服务协议/服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | See 独立的承包商 指导页面. |
| 检验费用 | Yes | Yes | 服务协议 | 717100 | 444 | 大学基金会 | 不受出价限制. 消防安全、电梯等相关费用. |
| 保险费用 | No | No | 服务协议 | 733110 | 444 | 大学基金会 | |
| 采访餐 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718410 | 542 | 大学基金会 | 允许配偶参加面试. 雇员配偶只允许有商业目的. 每国税局, 如果你能证明个人存在一个真实的商业目的，那么一个真实的商业目的就存在. 附带的服务，如打笔记或协助招待顾客，是不够的. 必须遵守规划单位的管理准则. |
| 偿还钥匙按金 | No | Yes | No | 230600 | 大学基金会 | Housing is allowed to take apartment deposits that cover damage including keys; for all other departments, 请使用 部门重点要求与协议[关键词]. | |
| 后期费用 | No | Yes | PO | 不同 | 不同 | 大学基金会 | 部门需要在申请单上说明拖欠的原因. 必须遵循 俄亥俄州修订法典第126条.30 |
| 法律服务 | No | Yes | 服务协议 | 723510 | 444 | 大学基金会 | 只能由法务支付吗. |
| 合法的清算 | No | Yes | No | 723520 | 大学基金会 | 必须由法务部发起并经财务行政副总裁和税务合规经理批准. | |
| 豪华轿车服务，包机，汽车与司机 | No | No | 服务协议 | 718120, 718125, 718130, 718220, 718225, 718230 | 444 | 大学基金会 |
任何超过三(3)名乘客的地面运输, 提前安排, 需要合同和附加保险. 现场打车服务，一次不应超过3(3)名学校员工. |
| 主要医疗，眼科护理和人寿保险 | No | No | No | 不允许. 政策41.010 | |||
| 膳食(个人-非旅行或当日旅行) | No | No | No | ||||
| 体检/服务(学生运动员) | No | Yes | 不同 | 529 | 大学基金会 | 只适用于学生运动员. | |
| 医疗服务 | No | Yes | 服务协议 | 724010 | 444 | 大学基金会 | 例如血液酒精测试或员工药物测试. |
| 医药/药物 | No | No | No | 哈德逊健康中心没有购买的药品, HCOM, 校园娱乐, 体育训练, 或者批准的研究. 来自安全和风险管理的指令:不允许OTC可食用药物的原因-(1)不能保证不被篡改(2)药物过期且不总是被移除或替换(3)可能发生过敏反应. | |||
| 会籍及会费(市民会) | Yes | Yes | No | 719120 | 基金会 |
仅限总裁及高级. 行政人员(教务长、副校长和院长). 可能须课税. 仅限文娱会. 社交俱乐部是不允许的. |
|
| 会员及会费(专业团体) | Yes | Yes | No | 719120 | 大学基金会 | 只有在有商业理由的情况下，才应该购买多年会员资格. 政策03.020 | |
| 纪念礼物 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 719230 | 537 | 基金会 | 用实物代替鲜花的限额是100美元. 每次只允许一个有形物品出现. 只允许代替鲜花来纪念员工, 员工的父母, 员工的孩子, 员工的配偶, 雇员的家庭伴侣, 学生, 或者是那些有业务关系的人. |
| 音乐下载 | No | No | No | 不允许. | |||
| 停车罚单 | No | No | No | 不允许. 如果是内部发出的，请联系停车服务部门解决. 政策47.001 | |||
| 护照 | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718240 | 542 | 大学基金会 | 因公出差. |
| 坪证(参观团体) | No | No | 内部计费授权 | 780250 | 大学基金会 | 以商业为目的的非学位学生团体不征税. | |
| 打印服务 | No | No | 服务协议 | 不同 | 536 | 大学基金会 | 所有印刷服务的要求将提交给印刷服务. 如果印刷服务不能满足订单的需要，可以使用外部供应商. 政策55.035. 请使用solidus促销项目. |
| 专业服务(建筑师或工程师) | No | No | 服务协议 | 725010 | 444 | 大学基金会 | |
| 专业服务(大学以外) | No | No | 服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 包括专业培训服务. |
| 专业服务(俄亥俄评论作家) | No | No | 简易服务协议 | 725030 | 444 | 大学基金会 | 如果支付是按每页的金额计算, 它不是一种酬金，而是一种专业服务. |
| 出版费用 | Yes | Yes | 服务协议 | 711320 | 444 | 大学基金会 | 支付期刊出版费用. |
| 辐射监测薄膜徽章 | No | No | 目录/非编目顺序 | 712410 | 529 | 大学基金会 | 如果可能，使用首选供应商. |
| 标记 | Yes | No | 非目录订单，毛毯 | 719230 | 542 | 大学基金会 | 只供个别雇员租用. 部门允许的采购和所有权必须由部门保留，以便在需要时借给员工. |
| 裁判员、裁判员、体育官员 | No | No | No | 必须使用arbitrorpay吗 | |||
| 参与费用 | No | Yes | No | 719410 | 大学基金会 | 这是指直接支付给研究对象的款项, 研究参与者, 标准化患者和人类受试者. | |
| 消毒用品 | Yes | No | 目录的顺序 | 714110 | 535 | 大学基金会 | 洗手、工作和公共场所消毒用品. |
| 保证金(房屋) | No | No | No | 不允许 | |||
| 运送物品到家庭住址 | No | No | No | 运送任何物品到家庭地址是不允许的. 如果有一个业务目的，运送到一个远程工作地点, 购买前必须获得例外. | |||
| 社交聚会/派对 | No | No | 服务协议 | 718510 | 444 | 基金会 | 一定不经常. 可能包括家庭. 不允许个人聚会. 必须遵守规划单位的管理准则. |
| 软件 | No | No | 服务协议 | 不同 | 444 | 大学基金会 | 所有采购都需要由OIT审查安全性和可访问性. 采购必须审查所有用户或许可协议. 包括在线服务订阅、网站托管、数据存储和云服务. |
| 空间加热器 | No | No | No | 不允许，因为 政策44.105. 所有购买空间加热器的请求必须提交给设施管理部门. | |||
| 超速罚单 | No | No | No | 不允许. 包括任何机动车违规行为. | |||
| 赞助 | No | No | 服务协议 | 711110 | 444 | 大学基金会 | 应该只做广告吗. |
| Subscriptions-Online软件 | No | No | 服务协议 | 请参阅上面的软件 | |||
| Subscriptions-Periodicals | Yes | Yes | 非编目顺序 | 713620 | 525 | 大学基金会 | 专业期刊被送到俄亥俄州的地址. 对于超过一年的订阅，个人将不会得到任何补偿. |
| 临时客住屋 | No | No | 服务协议 | 718150 | 444 | 大学基金会 | 访问教授、学者等. 可能须课税. |
| 门票(体育/娱乐/社会活动) | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718510 | 542 | 大学基金会 | 必须是为了娱乐个人与商业或慈善关系. 可能须课税. 大学活动可能由大学资金支付. |
| 门票(部门聚会) | Yes | No | 非编目顺序 | 718510 | 119, 3644 | 基金会 | 可能须课税. 不常与家人聚会. |
| 拖 | Yes | Yes | 717100 | 542 | 仅供交通及停车服务使用，个人车辆不可使用. 政策47.001 | ||
| 培训/会议 | Yes | Yes | 719130 or 719110 | 607 | 教育相关注册. 不支付专业培训服务费用. | ||
| 旅游及娱乐(配偶) | No | No | 非编目顺序 | 在国内或国外旅行时使用适当的代码 | 542 | 大学基金会 | 需要事先批准. 必须有明确的商业目的. 政策41.121 |
| 公用事业公司 | No | No | 总订单 | 不同 | 135 | 大学基金会 | 电话、电、煤气、水、电缆等. |
| Visas | Yes | Yes | 非编目顺序 | 718240 | 530 | 大学基金会 | 可能须课税. 不允许申请永久居民身份. 那些来大学的人应该向 国际学生和教师服务. |