承包的指导方针
newbb电子平台经常根据合同与供应商合作，因为它允许双方就产品或服务的规格进行谈判. 虽然大学有一些合同模板供供应商使用, 有些公司将提供自己的合同. 这可能发生在软件协议中, 随团旅游, 事件, 设备租赁, 以及维护协议. 在这些情况下, 采购和合同服务部将与供应商或收款人密切合作，就合同的法律和商业条款进行谈判. 供应商提供的合同必须有一个 合约递交及批准表格[PDF] 提交时附上.
合同类型
除了供应商使用他们自己的合同外，大学还创建了合同模板. 制订这些标准是为了涵盖供应商向联合国大学提供的广泛服务，每一项都将用于具体情况.
服务协议
服务协议表单用于处理购买服务的过程. 定义需求是至关重要的, 估算成本，以确保它低于大学的竞争性招标要求, 以及该资源是否应该作为雇员或独立承包商被雇用. 请参阅 独立承包 的指导方针. 有两种新的服务协议:短格式服务协议(以前称为icez)和服务协议(以前称为comic)。.
- 简易服务协议 (前身为icez) —用于common, 明确定义的服务，其中服务的性质没有歧义. 的 简易服务协议 ，而不是酬金协议，当有必要有一个正式的合同，在法律上有义务履行协议的供应商. 您需要附上完整执行的协议，包括条款和条件页, 由供应商和部门CFAO共同签署，因为申请单将绕过采购部门并创建一个PO. 如果供应商反对协议中的任何标准条款和条件, 必须将表单发送给采购团队进行解决.
注意: 对于简短的服务协议, 预计花费的金额必须少于50美元,000英镑，只适用于本财政年度. 此外，短格式服务协议将不再作为发票. 供应商必须提供包含以下信息的发票:供应商名称和地址, 发票日期, 发票号码, 发票金额, 服务日期和服务描述.
- 服务协议 (以前称为综合IC) -用于更复杂的服务，其中附件附有大学的标准条款和条件，以确定供应商将为大学执行的工作范围. 你需要附上一个 表现出一种 表格和任何支持文件，以确保采购团队能够创建合同
除了新表单之外，您还可以使用以下方法继续购买服务.
- 供应商提供协议 -尽管我们倾向于使用newbb电子平台(OU)合同所涵盖的服务, 在某些情况和行业，我们确实接受供应商的合同. 因为这不是开放大学的标准条款和条件, 可能需要额外的审查时间来协商可接受的条款. 您需要附上供应商的协议和任何证明文件.
- 仅限PO条款 -用于简单的服务，而大学的标准条款和条件足以作为合同. 典型的用途是修理、维护或交付服务. 您需要附上文件来支持订单金额
时间轴
制定了服务协议，以加快签约进程. 短格式服务协议将绕过采购审查步骤，因此一旦协议完全执行并且申请获得批准, 将创建采购订单(PO).
如果本服务协议的附录A填写正确, 在部门批准后的五(5)个工作日内，应编写协议并提交给供应商. 供应商同意我们的条款所需要的时间 & 条件和签署协议可能会影响完成所需的时间.
以便跟踪合同的进度, 采购和合同服务部鼓励在BobcatBUY内部使用P2P文档审核表单. 这将允许计划单位监控合同的工作流程.
各部门应提前计划，并留出时间让供应商和学校审查和谈判合同. 策划单位可透过以下方式加快合约订立的过程:
- 使用一个 首选供应商 因为这些供应商已经与大学签订了协议和保险
- 获得 完整的 如果必须添加新的供应商，请填写W-9和供应商/收款人信息表
- 检查 合同及保险矩阵 查看您的服务类型所需的保险和合同表格
- 如果您的服务需要保险，请查看 供应商保险状况[PDF] 查看您选择的供应商是否与大学建立了保险
- 确保在此过程中提供的所有文档 完整的. 这简化了审查过程，因为不需要联系供应商来重做文件.
付费服务供应商
与购买的其他商品和服务一样，要付款的发票必须寄到 账户.payable@俄亥俄州.edu 以及相关的采购订单编号，以便向供应商付款. 如果计划单位收到发票，他们应将其转发给应付账款. 如果付款是为服务，它 必须 在执行服务之前是否建立了采购订单. 付款请求和pcard不能用于支付服务.
规定
在与承包商合作时，大学必须遵守俄亥俄州修订代码(ORC). 相关章节包括:
- 兽人102.禁止由现任或前任公职人员或雇员代表
- 兽人2921.在公共合同中有非法利益的
- 禁止大学员工参与批准合同的决定或利用其权力为家庭成员获得公共合同. 的 大学裙带政策.107 亦可适用.
- 禁止大学员工在与大学有业务往来的公司中拥有受托人或经济利益. 虽然有一些例外，但请在继续之前与法律事务办公室联系.