Paying for Travel
OHIO has contracted with 克里斯托夫逊商务旅行(CBT) for all of our travel needs. CBT的服务可以通过以下方式访问 Concur, via phone at 866.266.8806 or email at ohio@cbtravel.com.
支付个人旅行的费用有多种选择. 下面的表格详细说明了何时使用中央差旅帐户(CTA), a PCard or travel card, and a personal card. See the 团体旅行和活动计划页 for related payment options.
单击以下链接跳转到网格下面的部分:
请注意:所有航班和酒店必须通过CBT预订, 除了通过会议登记程序使用批准的付款方式预订的酒店.
| Expense Type | Expense | Pcard or travel card | CTA | Personal card | Notes |
|---|---|---|---|---|---|
| Airfare | Employee | Y | Y | N** |
**如有例外，请向财务客户服务中心提交请求 |
| Airfare | Guest/Student | Y | Y | Y | |
| Airfare | Group | N | Y | N | |
| Lodging: Conference Hotel | Employee | Y | N | Y | |
| Lodging: Conference Hotel | Guest/Student | Y | N | Y | |
| Lodging: Hotel | Employee | Y | N | Y | |
| Lodging: Hotel | Guest/Student | Y | N | Y | |
| Lodging: Hotel | Group | N | Y | N | |
| 住宿:批准非传统 | 大学宿舍，AirBNB, VRBO | Y | N | Y | |
| 住宿:其他非传统 | 旅馆、野外站、露营地 | Y | N | Y | 这些需要通过规划单位CFAO的批准，使用 住宿及安全问卷. |
| Ground Transportation | Rental Car | Y | N* | Y | *如果通过Concur预订，Enterprise/National和Hertz将直接向CTA收费.CBT. |
| Ground Transportation | Shuttle Service | Y | N | Y | *这只适用于现场班车服务. Please see purchasing guide for pre-arranged services. |
| Ground Transportation | Taxi | Y | N | Y | |
| Ground Transportation | Uber/Lyft | Y | N | Y | |
| Meals | Employee | N | N | N | 每日收费(首日及最后一天75%) |
| Meals | Guest/Student | N | N | N | 每日收费(首日及最后一天75%) |
| Meals | Business meeting | Y | N | Y |
Notes:
- CTA卡只能通过Concur或CBT直接获取
- 用个人卡支付的商务旅行费用将在旅行后报销
每日津贴(膳食及杂费)
每日费用是GSA为个人用餐和杂费(小费等)设定的费用.)，根据你的旅行地点而定. 大学允许所有旅行的标准GSA费率，旅行的第一天和最后一天减少到GSA费率的75%. 这与国税局的要求是一致的. 如果提供膳食，您仍然有权获得杂费分配. Concur公司会在您标明餐食为“提供”时为您计算这些费用.
领取每日津贴不需要收据.
计划单位可能会对你旅行中允许的每日津贴数量有更多的限制. 请与您的计划单位确认旅行前是否存在限制.
请注意，商务会议按实际费用报销. 与会者必须在您的旅行报告中列出，任何出席的员工必须减少任何每日报销的餐费.
Quick Reference Guides:
Same Day travel
Per IRS guidelines, 我们不为当天的旅行支付每日费用，除非它包括在返回校园之前延长休息的酒店房间.
Tipping
给小费应限于你旅行/开会地区的习俗.
在美国，习惯上的小费是20%. 请注意，每日餐费包括个人餐费、酒店小费等. 这些费用不应单独报销. 如果你买了商务餐，小费可以加到付款/报销中. 一些资源可能会有所帮助 http://www.gocompare.com/travel-insurance/how-much-should-you-tip/ and www.lonelyplanet.com.
Advances
如果与学生一起旅行需要您为他们提供每日生活费，或者旅行情况证明旅行前发放资金是合理的，并且大学卡不能满足旅行的需要，则可以提前支付旅行费用. 现金预支申请表位于 http://ieb6.rockmark.net/finance/forms.
有一份旅行高级快速参考指南可以帮助你. 一旦您确定需要给应付账款足够的处理时间，请尽快要求提前付款. 我们将在旅行前3个工作日发出预付款.
除非出差超过15天，否则我们不会为员工发放每日现金垫付.
大学卡和国际旅游
如果你是国际旅行，将使用大学卡, 按信用卡背面的电话联系美国银行，通知他们你将去哪里旅行. If you do not contact the bank, 国际交易可能被认为是欺诈，你的信用卡可能会被银行暂停.
也发一封电子邮件告诉你旅行的日期 financecustomercare@rockmark.net 让卡管理员也知道.